Die Frontify Story

Das Ziel fokussieren:
Mit Metro Map zu einer klaren Prozesslandschaft

Orientierung dank Metro Map: So findet Frontify mit Hilfe von Spin den Weg zu einer klaren Prozesslandschaft. Wer zum ersten Mal eine Metropole besucht, kennt es: Mit dem Stadtplan in der Hand versucht man einen Weg von A nach B zu finden. Bei unzähligen Strassen und Wegpunkten fällt die Orientierung nicht leicht. Ein ähnliches Gefühl haben oft auch Mitarbeiter:innen, die neu in ein Unternehmen kommen und sich einen Überblick über Wissen und Prozesse verschaffen wollen.

Das Schweizer Unternehmen Frontify kennt diese Herausforderung nur zu gut. Die Nachfrage nach dem Produkt steigt rasant an und sorgt bei dem führenden Anbieter für Brand Management Software für starkes Personalwachstum im Sales. Den verantwortlichen Kolleg:innen wird klar: Das Onboarding braucht übersichtliche Strukturen, damit neue Mitarbeiter:innen schnell in ihren Rollen ankommen und an diversen Schnittstellen im gesamten Team kein Wissen verloren geht.

Spin unterstützt das Frontify Sales-Team bei diesem Prozess. Gemeinsam bringen wir Klarheit und Orientierung in die verzweigte und vielschichtige Prozesslandkarte.

Das Plus mit Spin:
Mit einem erfahrenen Stadtplaner in Richtung Prozessoptimierung

Dafür nutzt Spin die Idee, mit der es schon die Metropolen der Welt geschafft haben, sich einfach zugänglich zu machen: Komplexität reduzieren mit Hilfe einer Metro Map.

Schaut man sich nämlich anstelle eines Stadtplans die Karte des U-Bahn-Netzes einer unbekannten Stadt an, fällt die Orientierung leichter. Die wichtigsten Haltestellen sind mit wenigen Blicken zu erkennen, es ist schnell ersichtlich wie man zum Ziel kommt.

Genau dieses Prinzip machen wir uns zunutze und skizzieren den Frontify Sales-Prozess mit der Methode des Metro Mapping.

Haltestellen werden zu Action Points.

Der Clou beim Metro Mapping:

Verschiedenfarbige U-Bahn-Linien entsprechen den jeweiligen Rollen, die am Prozess beteiligt sind.
Einzelne Haltestellen symbolisieren die Action Points, die eine Rolle entlang des Prozesses auszuführen hat.
Überall dort, wo es Schnittstellen zwischen den verschiedenen Rollen gibt, fallen die Haltestellen zusammen – wie bei den wichtigsten Knotenpunkten in im U-Bahn-Netz.

Das Setting:
Die Metro Map erarbeitet Spin zusammen mit drei team- bzw. prozessverantwortlichen Ansprechpartner:innen von Frontify. Der Fokus dabei: Die Ansprechpartner:innen von Frontify erarbeiten ihre eigene Metro Map während sie gleichzeitig lernen, die Methode am Ende auch allein sicher anwenden und weiterentwickeln zu können. Damit werden sie selbst Metro Map Enabler für ihre Teams. So wird Metro Mapping zur beliebten Methode im Prozessmanagement von Frontify.

Der Weg:

So entsteht die Metro Map für Frontify

Auf dem Weg zur Frontify Metro Map gibt es drei wichtige Haltepunkte.

Work:
Gemeinsam mit der VP Sales und Sales Director EMEA erarbeiten wir in zwei Initial-Workshops das Fundament der Frontify Sales Metro Map.
Discuss:
Das Frontify Sales Team bespricht das erarbeitete Fundament und stösst dabei auf weitere Unklarheiten im Prozess. Deshalb beschliessen sie noch weiter ins Detail zu gehen.
Test, learn and adapt:
Mit einem iterativen Vorgehen wird die Sales Metro Map mehrmals auf den Prüfstand gestellt und immer weiter geschärft. Durch abwechselnde interne Diskussionen und Folge-Workshops werden immer mehr Lücken im Prozess aufgedeckt und offene Fragen geklärt. So entsteht ein sehr klares und durchdachtes Ergebnis.

Der Deep-dive:

Metro Map – Mehrwert auf der ganzen Linie

Schaut man sich die Methode an, wird schnell klar, dass eine Metro Map so viel mehr kann, als «nur» Klarheit und Übersicht in die Prozesse zu bringen. Für Frontify entsteht sozusagen Mehrwert auf der ganzen Linie:

Eine nutzenorientierte Prozessdarstellung:
Die Metro Map basiert auf unterschiedlichen User Journeys. Sie richtet den Fokus auf die einzelnen Nutzer bzw. Rollen und macht gleichzeitig das grosse Ganze greifbar. Dadurch kann die Map jederzeit auf unterschiedlichen «Flughöhen» betrachtet werden – vom eigenen Prozess bis hin zu einer bestimmten Haltestelle findet man sich immer schnell auf der entsprechenden Ebene wieder. Ein Tool, das für alle Zielgruppen universell verständlich ist – eine optimale Ausgangslage zur Prozessgestaltung und -optimierung.

Ein kreatives Denk- und Arbeitswerkzeug:
Abhängigkeiten und Zusammenhänge sowie mögliche Missverständnisse und Rollenkonflikte werden mit der Metro Map aus einer ganz neuen Perspektive aufgezeigt. So hilft sie dabei, Dinge ganzheitlich zu betrachten.

Ein attraktives Kommunikationstool:
Die einfach verständliche und nachvollziehbare visuelle Gestaltung der Metro Map sorgt jederzeit für Klarheit und ist ein Kommunikations-Garant: Die Einzigartigkeit der Darstellung via Metro-Metapher verlangt schon fast danach, dazu ins Gespräch zu kommen.

Ein konkreter Auftrag:
In einer Metro Map spielt die Verwendung von aktiven Verben eine grosse Rolle. Das bedeutet: Jede Handlung im Prozess wird ganz konkret, jede Rolle weiss genau, was zu tun ist.

Die Implementierung:

So werden strukturierte Prozesse für alle erlebbar

Verankerter Wert:
Die erarbeitete Metro Map ist für Frontify ein wertvolles Ergebnis. Direkt nach der Erstellung wird die Map fest in den Onboarding-Prozess für neue Sales-Mitarbeiter:innen integriert und wird gleichzeitig zur zentralen Orientierungshilfe für bestehende Mitarbeiter:innen.

Weiterentwicklung sichergestellt:
Ausserdem kann Frontify die Map als Datenbasis für weitere Erkenntnisse rund um den Sales Prozess einsetzen. Von hier aus gibt es unzählige Möglichkeiten, die Map zu nutzen und weiter auszubauen. So lässt sie sich bpsw. um spannende Informationen ergänzen, wie «An welchem dieser Prozessschritte verlieren wir Kunden?» oder «Wie lange dauert es, bis der Kunde die einzelnen Prozessphasen und -schritte durchlaufen hat?».

Interaktives Arbeitstool:
Frontify geht sogar noch einen Schritt weiter und legt die Metro Map für die Mitarbeiter:innen als interaktive, klickbare Version an. Per Mausklick auf einzelne Haltestellen lassen sich Checklisten und To-Dos für den jeweiligen Prozessschritt anzeigen. So können Mitarbeiter:innen – besonders im Onboarding – den Sales-Prozess erkunden und verstehen. Und gleichzeitig wird sichergestellt, dass Informationen und Wissen rund um die internen Prozesse nicht verloren gehen. Jeder kann jederzeit genau nachvollziehen, was zu tun ist.

Das Resultat:
Ohne Umwege ans Ziel – schnell, übersichtlich, umfassend

Mit der Metro Map bilden wir den Status quo des Frontify Sales-Prozesses bis ins Detail ab. Dabei schaffen wir es, die komplexe Prozesslandschaft auf aussergewöhnliche Art und Weise in eine spannende Orientierungshilfe umzuwandeln. Das bringt endlich mehr Klarheit in die As-is-Journey und Erfolg auf mehreren Ebenen:

Der Onboarding-Prozess ist übersichtlicher und schneller.
Denn neue Mitarbeiter:innen haben nun ein starkes Tool an der Hand.
Die Orientierung im gesamten Prozess fällt allen Mitarbeiter:innen leichter.
Denn die Metro Map bietet Übersicht über alle Akteure, Actions Points und Abläufe.
Die Prozesseffizienz wird gesteigert.
Denn der Zeitaufwand für interne Absprachen verringert sich.
Es gibt klare Verantwortlichkeiten.
Denn für jede:n ist klar ersichtlich, wer an welchen Stellen was zu tun hat.

Cornelia Huber, Sales Director EMEA von Frontify fasst den Erfolg der Zusammenarbeit schön zusammen:

«Die Metro Map hat uns enorm geholfen, unseren umfangreichen und komplexen Sales Prozess einfach zu visualisieren, sodass er verständlich für alle nachvollziehbar ist. Ich bin begeistert, wie schnell Lücken im Prozess aufgedeckt und Optimierungen implementiert wurden.»